Nota: devido à pandemia COVID-19, as edições do Meetup Elug CE seguem com um formato online e estrutura padronizada. Devido a isso, alguns itens abaixo estarão marcados como concluído.
Confira a estrutura padronização dos eventos na Checklist do Meetup.
- Definir a estrutura do evento
Duração, atividades, alimentação, ingressos, etc. - Definir e reservar o lugar
- Definir formatos das apresentações
- Definir estrutura de patrocínio
- Criar o evento e abrir inscrições
Eventbrite, Eventil, Sympla, etc. - Anunciar o evento
Telegram, Facebook, Instagram e Twitter - Abrir o call for papers
- Contatar patrocinadores
- Anunciar o evento novamente
Telegram, Facebook, Instagram e Twitter - Anunciar a disponibilidade de ingressos
Telegram, Facebook, Instagram e Twitter
- Organizar a programação
Atividades, comunicados e intervalos - Verificar se apresentadores precisam de algo
- Verificar com patrocinadores se eles farão comunicados no evento
Se apresentarão/ofertarão produtos, serviços, de vagas de emprego, etc. - Contatar fornecedores quanto à alimentação/coffee-break (se houver)
- Contate os participantes, peça que atualizarem seus RSVPs
Template de mensagem/e-mail:
Olá!
O Xº Meetup Elug CE acontece hoje às 7 pm. Esperamos lhe encontrar mais tarde no evento, a presença de cada membro é de extrema importância para nós! :-)
--
PS: se não puder participar, pedimos que atualize seu RSVP. Isso ajudará a nos planejarmos quanto à quantidade de participantes. Esperamos então lhe ver nas próximas edições!
- Chegar no lugar 1h antes para organizar tudo
- Imprimir etiquetas nominais
- Produzir Checklist do Apresentador
Gere PDFs a partir do Markdown- Entregar uma cópia para cada apresentador
- Exibir slide de recepção com patrocinadores
- Colocar uma música ambiente legal
- Preparar perguntas de backup
Para o caso de participantes serem muito tímidos para fazerem suas próprias perguntas - Tirar fotos de cada apresentador
- Publiquar atualizações ao-vivo
Telegram, Facebook, Instagram e Twitter
Template de publicação ao vivo (publicação, story e/ou tweet):
[Título da Talk] por [Nome do Apresentador] rolando agora no Xº Meetup Elug CE
#elugce #elixirlang #erlang
Ex:
Programação Funcional com Elixir por José Valim rolando agora no no 123º Meetup Elug CE
#elugce #elixirlang #erlang
- Agradecer aos apresentadores e participantes
- Pedir feedback do evento (Google Forms)
- Anunciar o grupo do Telegram
- Escrever um resumo do que rolou no blog
- Publicar fotos em pasta Google Drive do Elug CE
- Publicar fotos no Facebook, Instagram e Twitter
- Publicar um agradecimento aos apresentadores e patrocinadores
- Enviar agradecimentos por e-mail para:
- Patrocinadores
- Responsáveis pelo espaço físico
- Apresentadores
- Revisar documentos do Playbook, alterando-o caso seja necessário
- Criar uma issue p/ o próximo evento