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Acquisto
La logica più complessa del sistema è la tracciatura di un acquisto. Il modello eseguito dal sistema permette ai responsabili di gestire in maniera semplice un acquisto. I responsabili hanno anche il diritto di prelievo sui conti degli utenti, introdotto per gestire situazioni di eccezionalità, ma il sistema fornisce una procedura corretta e generale per l’esecuzione degli acquisti. I vantaggi ottenuti nel seguire uno schema dichiarativo specifico rispetto all’accesso diretto ai conti utenti sono:
- Gestione della chiusura positiva e negativa della raccolta ordini per l’acquisto
- Gestione della fase di accettazione ordini da parte del responsabile dell’acquisto
- Gestione del permesso a procedere da parte degli altri responsabili
Segue una spiegazione operativa dell’esecuzione di un acquisto.
Ogni volta che un responsabile decide di gestire un acquisto, pubblica una dichiarazione di apertura nuovo acquisto. Nella dichiarazione inserisce un nome che deve essere distinto dagli eventuali altri acquisti aperti. Oltre alla dichiarazione, egli è tenuto a descrivere al gruppo le caratteristiche dell’acquisto.
La descrizione dell’acquisto , che deve poter essere letta da tutti i membri, è un atto informale che ha un doppio significato. Da un lato informa i membri del gruppo sulle caratteristiche dei beni in acquisto e sulla tempistica di realizzazione dell’acquisto. Dall’altro specifica il grado di rispetto delle regole del gruppo. La pubblicazione della descrizione deve essere considerata indispensabile per la concessione a chiudere l’acquisto
Uno degli effetti dell’apertura di un acquisto è la creazione di una questione amministrativa per i responsabili. La maggioranza dei responsabili deve esprimere un parere positivo, prima che il responsabile che ha aperto l’acquisto possa chiuderlo positivamente e quindi realizzarlo.
Il secondo effetto è la possibilità per i membri del gruppo di impegnare il loro denaro in una quota dell’acquisto. I membri interessati possono contattare un responsabile qualsiasi che li riconosca come partecipanti al gruppo e chiedere la pubblicazione di una dichiarazione di impegno di una quantità stabilita di denaro nell’acquisto. La somma impegnata deve essere coperta dal loro conto al momento dell’inserimento della dichiarazione.
E’ raro che un ordine di un membro per un acquisto sia accettabile data solo la quantità di denaro impegnata. Deve quindi esistere una relazione informale tra il responsabile dell’acquisto e il membro impegnante per stabilire le modalità di spesa dell’impegno dichiarato. La descrizione informale della spesa per un impegno è detta descrizione di ordine.
La dichiarazione di un impegno apre una questione amministrativa per il responsabile dell’acquisto specificato nell’impegno. La questione amministrativa legata ad ogni impegno si chiude quando il responsabile riceve la descrizione d’ordine e quindi accetta l’impegno. Quindi nella fase di raccolta impegni, per ogni acquisto il sistema ricorda due insiemi di impegni, quelli accettati e quelli in attesa di descrizione d’ordine.
Vale la pena notare che il responsabile d’acquisto può non essere in grado di associare il nome del membro alla persona fisica. Il compito di riconoscimento ricade sul responsabile che dichiara l’impegno per il membro. Ogni descrizione d’ordine che il responsabile riceve è valida in quanto associabile tramite il nome dell’utente ad una dichiarazione di impegno.
Quando la metà dei responsabili ha dato il proprio assenso alla chiusura di un acquisto, il responsabile che lo ha aperto può chiuderlo per realizzare l’acquisto.
Il fatto che possa chiuderlo è puramente amministrativo, egli lo chiuderà se e quando le condizioni da lui inserite nella descrizione d’acquisto saranno raggiunte.
Al momento della chiusura egli è un possesso di una descrizione d’ordine per ogni impegno accettato , e quindi è in grado di stabilire esattamente cosa deve acquistare.
La chiusura di un acquisto determina la restituzione automatica di tutti gli impegni che il responsabile non ha accettato e la diminuzione della propria cassa di una somma pari a tutti gli impegni accettati. La sua cassa quindi viene diminuita dei soldi che lui spende nell’acquisto reale.
La diminuzione di cassa può risultare in un valore negativo. Egli si può rivolgere ai responsabili con cassa positiva per ricevere una somma così da portarsi in positivo e realizzare l’acquisto con il denaro dei membri che hanno ordinato. Può rimandare questa operazione al prossimo incontro se può anticipare il denaro mancante.
Il responsabile, rispettando possibilmente i picchetti specificati nella descrizione d’acquisto può rinunciare all’acquisto. In caso di rinuncia tutti gli impegni, accettati e non, vengono restituiti ai membri che li hanno richiesti e l’acquisto viene dimenticato.